finanzielle aspekte
Insbesondere wer eine Gruppenreise ohne professionellen Reiseveranstalter organisiert, muss sich mit rechtlichen und finanziellen Aspekten der organisatorischen Arbeit auseinandersetzen. Überlässt man die Organisation einer Reise einem professionellen Reiseveranstalter, so trägt der die meisten Risiken der Gruppenreise. Ohne einen solchen professionellen Partner wird auch ein Vereinsvorstand als Organisator einer Gruppenreise oftmals wie ein professioneller Reiseveranstalter angesehen und behandelt.
- Vereine oder Gruppen, die mehr als zweimal im Jahr eine Gruppenreise organisieren, müssen eine Insolvenzversicherung für die jeweilige Reise abschließen, falls sie von den Reiseteilnehmern den Preis für die Reise ganz oder teilweise vor Reiseende kassieren. Mit der Insolvenzversicherung garantiert der Veranstalter den Teilnehmern die vollständige oder teilweise Rückerstattung des Reisepreises, sollten Reiseleistungen wegen seiner eventuell auftretenden Zahlungsunfähigkeit unerfüllt bleiben. Die Insolvenzversicherung deckt auch Mehraufwendungen der Teilnehmer ab, die durch eine solche Insolvenz entstehen können. Als Beleg bekommen die Teilnehmer der Reise einen Sicherungsschein. Juristische Personen des öffentlichen Rechts wie Kirchengemeinden sind von der oben genannten Versicherungspflicht befreit.
Veranstalter müssen ebenso die Verkehrssicherungspflicht beachten. Der Teilnehmer der Reise muss weitestgehend vor erkennbaren Gefahren auf der Reise gesichert werden. Um eventuelle Haftungsforderungen abzudecken, empfiehlt sich für die als Reiseveranstalter auftretende Gruppe eine Reiseveranstalterhaftpflicht-Versicherung.